Regolamento interno

Art. 1 – Premessa e valore del Regolamento Interno

Il presente Regolamento disciplina l’organizzazione e il funzionamento interno dell’Associazione Il Bisogno Familiare APS/ETS. Integra lo Statuto senza modificarlo né derogarlo ed è applicato nel rispetto del D.Lgs. 117/2017, della normativa vigente e dell’iscrizione al RUNTS. In caso di contrasto prevalgono la legge e lo Statuto.

Art. 2 – Identità, valori e finalità dell’Associazione

L’Associazione opera senza scopo di lucro per le finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale e per le attività previste dallo Statuto. L’attività concreta deve rimanere coerente con le finalità e le attività statutarie e con la normativa applicabile.

Art. 3 – Ruolo e responsabilità del Presidente

Il Presidente è il legale rappresentante dell’Associazione ed esercita esclusivamente le funzioni attribuitegli dallo Statuto e dalla normativa vigente, nel rispetto delle competenze dell’Assemblea e del Consiglio Direttivo. Coordina le attività operative e i rapporti esterni nei limiti delle proprie attribuzioni e dà attuazione alle deliberazioni degli organi competenti.

Art. 4 – Organi associativi e gestione operativa

Assemblea, Consiglio Direttivo, Presidente e gli altri organi o cariche previsti dallo Statuto esercitano le rispettive competenze secondo lo Statuto e la legge. L’inattività o indisponibilità di un componente non trasferisce automaticamente al Presidente competenze attribuite ad altri organi. L’Ufficio Digitale e gli eventuali uffici operativi svolgono funzioni tecniche, organizzative e di supporto sotto l’indirizzo degli organi competenti; non costituiscono nuovi organi associativi, non votano e non sostituiscono deliberazioni, firme o responsabilità delle persone fisiche titolari delle cariche.

Art. 5 – Soci: ammissione e quota associativa

La qualità di associato si acquisisce esclusivamente secondo la procedura prevista dallo Statuto. La domanda, anche compilata con assistenza, deve essere presentata dall’interessato in forma documentabile ed è sottoposta al Consiglio Direttivo, che delibera sull’ammissione. L’esito è comunicato all’interessato e, in caso di accoglimento, il nominativo è iscritto nel Libro degli Associati. La semplice presentazione della domanda, la partecipazione alle attività o il pagamento di una somma non attribuiscono da soli la qualità di associato. L’importo, le modalità e i termini della quota associativa sono stabiliti annualmente dall’Assemblea secondo lo Statuto; la riscossione e la relativa ricevuta avvengono soltanto dopo l’ammissione e secondo la deliberazione vigente.

Art. 6 – Tessera associativa, ACSI e coperture

La tessera associativa dell’Associazione può essere rilasciata dopo la deliberazione di ammissione e l’iscrizione nel Libro degli Associati; è personale, distinta dal Tesserino Partecipante Eventi e non sostituisce gli atti associativi. L’eventuale tessera ACSI è separata e facoltativa, segue le condizioni, i costi e le procedure effettivamente vigenti nel rapporto con ACSI e produce eventuali coperture soltanto dopo il rilascio o l’attivazione previsti. Essa non sostituisce l’ammissione a socio né gli obblighi assicurativi stabiliti dalla legge per i volontari.

Art. 7 – Volontari

L’attività del volontario è personale, spontanea e gratuita secondo il Codice del Terzo Settore. I volontari che svolgono attività in modo non occasionale sono iscritti nell’apposito registro. I volontari sono assicurati contro infortuni e malattie connessi all’attività di volontariato e per la responsabilità civile verso terzi secondo la normativa vigente. La qualifica di volontario è distinta da quella di associato.

Art. 8 – Sostenitori

I sostenitori possono contribuire liberamente alle finalità dell’Associazione senza acquisire per ciò solo la qualità o i diritti dell’associato. L’eventuale ammissione come socio segue esclusivamente lo Statuto.

Art. 9 – Non soci

I non associati possono partecipare alle attività aperte a terzi quando consentito dallo Statuto, dalla normativa applicabile e dalle condizioni della singola iniziativa. La partecipazione, anche ripetuta, non determina automaticamente la qualità di associato.

Art. 10 – Tesserino di riconoscimento partecipanti

Per esigenze organizzative e identificative l’Associazione può rilasciare ai partecipanti, dopo il controllo della pratica e dei documenti pertinenti, un tesserino nominativo, personale e non cedibile, in formato digitale o cartaceo. Il tesserino è distinto dalla tessera associativa, non costituisce ammissione a socio, non attribuisce diritti associativi e non rappresenta autorizzazione amministrativa, commerciale, fiscale o sanitaria. Il suo rilascio non sostituisce i requisiti richiesti dalla legge o dal singolo evento.

Art. 11 – Eventi, mercatini e iniziative

L’Associazione può organizzare eventi, mercatini e altre iniziative soltanto quando coerenti con lo Statuto e nel rispetto della normativa, delle autorizzazioni e delle prescrizioni applicabili.

Art. 12 – Regolamenti specifici per evento

Ogni evento può essere disciplinato da condizioni o da un regolamento specifico, coerente con legge, Statuto e presente Regolamento e adattato al luogo, alla durata e alla tipologia dell’iniziativa.

Art. 13 – Responsabilità personali

Ogni partecipante risponde del proprio comportamento, delle dichiarazioni rese, della propria attività e, per quanto di propria competenza, dei prodotti o beni esposti, ceduti, scambiati o venduti e della normativa applicabile. Deve custodire personalmente denaro, documenti, beni, attrezzature e materiali e adottare le normali cautele contro furto, perdita, danneggiamento o rottura. L’Associazione riceve e organizza la documentazione ma non certifica autenticità, validità, completezza o conformità fiscale, commerciale, sanitaria o amministrativa e non sostituisce i controlli delle autorità competenti. Restano integralmente a carico dell’Associazione gli obblighi e le responsabilità inderogabili posti direttamente su di essa quale organizzatore; nessuna disposizione esclude responsabilità che non possono essere escluse per legge.

Art. 14 – Attività consentite e limiti dell’Associazione

L’Associazione opera esclusivamente nell’ambito consentito dallo Statuto e dalla normativa applicabile. Non incassa somme per conto dei singoli partecipanti salvo che ciò sia espressamente consentito e correttamente disciplinato.

Art. 15 – Gestione economica e tracciabilità

Entrate e uscite sono documentate, registrate e rese riconciliabili. I movimenti bancari transitano sul conto intestato all’Associazione; i pagamenti effettivi possono essere ricevuti mediante conto corrente, POS o contanti, quando consentito e secondo le procedure approvate. Le operazioni in contanti sono annotate nella cassa e documentate con ricevuta numerata quando dovuta. Ricevute, movimenti di cassa, POS e banca devono essere riconciliati; somme soltanto previste, promesse, simulate o non ancora accreditate non sono registrate come incassate.

Art. 16 – Anticipazioni personali

Il Presidente o altro soggetto autorizzato può anticipare spese nell’interesse dell’Associazione nel rispetto delle competenze degli organi e delle procedure interne. Ogni anticipazione deve essere documentata e registrata separatamente; l’eventuale rimborso deve corrispondere alle somme effettivamente anticipate e giustificate.

Art. 17 – Rimborsi spese

I rimborsi sono ammessi soltanto nei casi e con le modalità consentite dalla normativa e dallo Statuto. Per i volontari sono rimborsabili esclusivamente le spese effettivamente sostenute e documentate, entro i limiti massimi e alle condizioni preventivamente stabilite dal Consiglio Direttivo, secondo lo Statuto e il Codice del Terzo Settore; non sono ammessi rimborsi forfettari nei casi vietati dalla legge. Per gli altri aventi diritto si applicano le disposizioni statutarie, normative e le deliberazioni dell’organo competente.

Art. 18 – Erogazioni liberali, offerte e raccolte

L’Associazione può ricevere erogazioni liberali, contributi e beni nei limiti e con le modalità consentite. Una somma presentata come liberalità deve essere realmente libera e non può costituire condizione per ottenere beni, servizi, spazi o prestazioni. Le somme raccolte sono conteggiate, documentate e registrate secondo la loro effettiva natura.

Art. 19 – Digitalizzazione e archiviazione

La gestione documentale e organizzativa può avvenire prevalentemente in forma digitale. Google Drive costituisce l’archivio ufficiale dei documenti e dei MASTER; Airtable, nella base gestionale autorizzata, serve per stato delle pratiche, controlli, presenze, documenti mancanti, tesserini, collegamenti ai file ufficiali e visualizzazioni operative chiare, senza sostituire l’archivio né i libri obbligatori. Le schermate e le interfacce mostrano a ciascun incaricato soltanto le informazioni necessarie alle sue funzioni. Devono essere evitati doppioni e copie non coordinate; prima di creare o modificare un file o una struttura gestionale si verifica ciò che esiste già. L’archivio deve garantire ordine, reperibilità, integrità, versioni, accessi autorizzati, backup e distinzione tra documenti vigenti, storici e fonti normative. Restano fermi i libri associativi previsti dallo Statuto e dal Codice del Terzo Settore, il diritto degli associati di esaminarli secondo lo Statuto e gli adempimenti ufficiali verso RUNTS o altre autorità.

Art. 20 – Privacy e trattamento dei dati

I dati personali sono trattati nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679, della normativa nazionale applicabile e dell’informativa dell’Associazione. Sono raccolti, visualizzati, comunicati e conservati soltanto i dati necessari alle finalità perseguite e agli obblighi applicabili, con accessi limitati alle persone autorizzate. I documenti di identità, fiscali, sanitari o professionali sono acquisiti solo quando pertinenti; non devono essere conservati dati o lati di tessere non necessari. L’invio tramite canali digitali deve avvenire con ragionevoli misure di sicurezza e i documenti non devono essere pubblicati o diffusi in gruppi.

Art. 21 – Comportamenti, provvedimenti ed esclusioni

Comportamenti contrari a legge, Statuto, presente Regolamento o regole della singola iniziativa possono comportare i provvedimenti consentiti dagli atti associativi e dalla normativa, nel rispetto delle competenze degli organi e delle garanzie procedurali applicabili. Per l’eventuale esclusione dalla qualità di associato si applicano direttamente lo Statuto e il Codice del Terzo Settore; il presente Regolamento non attribuisce a un organo competenze diverse da quelle risultanti dalle fonti superiori. L’esclusione da un singolo evento non equivale automaticamente all’esclusione dalla qualità di associato.

Art. 22 – Modifiche del Regolamento

Il presente Regolamento interno, in quanto disciplina l’organizzazione e la gestione interna senza modificare lo Statuto né il regolamento dei lavori assembleari, è approvato e modificato dal Consiglio Direttivo ai sensi dell’art. 8 dello Statuto. Restano ferme le materie riservate dalla legge o dallo Statuto all’Assemblea o ad altri organi. Nessuna disposizione regolamentare può derogare a competenze inderogabili previste dalla legge o attribuite dallo Statuto.

Art. 23 – Comunicazioni ufficiali e canali digitali

L’Associazione può utilizzare sito web, posta elettronica, PEC, WhatsApp o altra messaggistica, videoconferenza, moduli digitali e social per informazione e organizzazione, nel rispetto della normativa e dello Statuto. I canali ufficiali devono essere riconoscibili, accessibili e coordinati dall’Ufficio Digitale; cambi di account, permessi o accessi sono comunicati ai responsabili interessati. Le comunicazioni organizzative e le conferme sono conservate quando rilevanti. Gruppi e liste di messaggistica hanno funzione organizzativa: inserimento, spostamento o rimozione da un gruppo non equivalgono ad ammissione, sanzione o esclusione associativa. Tali strumenti non sostituiscono convocazioni, deliberazioni, firme, depositi o comunicazioni richiesti dalla legge o dallo Statuto. Il sito è informativo e non prevale su legge, Statuto o atti validamente approvati.

Art. 24 – Entrata in vigore

La presente versione consolidata entra in vigore dalla data della sua effettiva approvazione da parte del Consiglio Direttivo, per le materie di propria competenza, e resta valida fino a successiva modifica formalmente approvata. Le disposizioni degli artt. 25–33 già deliberate dal Consiglio Direttivo restano collegate alla deliberazione del 09/08/2026; le integrazioni e modifiche successive contenute nella presente versione acquistano efficacia soltanto con la nuova deliberazione che le approva. Prima di tale approvazione, il documento mantiene natura di revisione e non sostituisce gli atti precedentemente vigenti.

INTEGRAZIONE OPERATIVA – PARTECIPANTI AGLI EVENTI

Art. 25 – Partecipanti agli eventi non associati

L’Associazione può ammettere alle iniziative aperte a terzi partecipanti non associati nel rispetto dello Statuto, del Codice del Terzo Settore, delle disposizioni applicabili e delle condizioni del singolo evento. La partecipazione non determina né sostituisce l’ammissione all’Associazione e non attribuisce diritti associativi.

Art. 26 – Registrazione e Tesserino Partecipante Eventi

Per esigenze organizzative, identificative e di gestione l’Associazione utilizza il modulo, il Registro Partecipanti e il controllo dei duplicati, distinti dal Libro degli Associati. Ogni persona deve avere una sola pratica annuale, da correggere o aggiornare senza ripetere inutilmente la registrazione. Il Tesserino Partecipante Eventi può essere rilasciato soltanto dopo il controllo effettivo della pratica e dei documenti pertinenti; ha esclusiva funzione organizzativa e non costituisce tessera associativa né autorizzazione allo svolgimento dell’attività. I dati e i documenti già validamente disponibili non sono richiesti nuovamente, salvo aggiornamento, scadenza o requisiti del singolo evento.

Art. 27 – Partecipazione e requisiti del singolo evento

L’ammissione concreta a ciascun evento dipende da spazi disponibili, tipologia dell’iniziativa, requisiti richiesti, regolamento specifico e prescrizioni o autorizzazioni delle autorità competenti. Nel modulo il partecipante indica la categoria effettiva della propria attività: hobbista munito del titolo richiesto; venditore occasionale non professionale di propri beni usati; operatore economico con partita IVA; espositore senza vendita; ente, associazione o parrocchia per attività istituzionale o raccolta fondi. In relazione all’attività possono essere richiesti: documento di identità e codice fiscale; tesserino o titolo da hobbista; partita IVA, visura, licenze o autorizzazioni; documenti dell’ente; requisiti sanitari, HACCP, tracciabilità ed etichettatura per alimenti o prodotti tipici; documentazione agricola o artigiana; provenienza dei beni usati o di antiquariato; conformità dei prodotti regolamentati o nuovi; prova della lecita provenienza per rimanenze di magazzino. L’elenco è applicato secondo legge e singolo evento e non trasforma l’Associazione in autorità di controllo. Il partecipante dichiara sotto la propria responsabilità dati, categoria, attività e documenti pertinenti. Restano a carico dell’Associazione gli obblighi propri dell’organizzatore.

Art. 28 – Eventi con partecipazione gratuita e contributi volontari

Quando l’Associazione stabilisce la gratuità della partecipazione o dello spazio, l’assegnazione non è subordinata al versamento di somme. Partecipanti e pubblico possono sostenere liberamente l’Associazione con contributi realmente volontari e facoltativi, di importo liberamente scelto, che non costituiscono condizione per la partecipazione né corrispettivo per lo spazio.

Art. 29 – Raccolta di offerte mediante cassetta

Durante gli eventi può essere predisposto un contenitore chiaramente identificato per offerte spontanee. Le somme sono conteggiate e registrate secondo le procedure amministrative interne; quando concretamente possibile, il conteggio è effettuato alla presenza di due persone incaricate. Per le offerte anonime non è rilasciata ricevuta nominativa, ferma la registrazione e rendicontazione interna dell’importo complessivamente raccolto.

Art. 30 – Contributi nominativi e destinazione delle somme

I contributi nominativi sono documentati e registrati con causale corrispondente alla loro effettiva natura. Non sono qualificati come liberalità importi che costituiscano in concreto corrispettivo o condizione per ottenere beni, servizi, spazi o prestazioni. Le risorse dell’Associazione sono destinate alle attività e alle finalità statutarie e non possono essere distribuite nei casi vietati dalla legge e dallo Statuto.

Art. 31 – Distinzione delle qualifiche

Partecipante agli Eventi, Associato, Volontario e Sostenitore sono qualifiche distinte. Il Partecipante agli Eventi non costituisce una categoria di socio. L’associato è ammesso secondo lo Statuto e iscritto nel Libro degli Associati; il volontario segue la disciplina del Codice del Terzo Settore; il sostenitore non acquisisce per il solo sostegno economico diritti associativi.

Art. 32 – Procedure semplificate e comunicazioni

L’Associazione evita duplicazioni documentali non necessarie e offre assistenza alle persone anziane o con difficoltà digitali. Dopo l’invio del modulo, la schermata di conferma prova la trasmissione anche senza indirizzo e-mail. Il partecipante invia al contatto WhatsApp ufficiale la conferma o ricevuta disponibile e i documenti pertinenti indicati nel modulo, preferibilmente in PDF oppure mediante fotografie o scansioni complete e leggibili. L’indirizzo e-mail resta facoltativo. Chi non dispone di WhatsApp, di smartphone o di connessione può essere registrato con assistenza o su supporto cartaceo; i documenti possono essere fotografati e trasmessi quando torna disponibile la connessione e il tesserino può essere consegnato in formato cartaceo. Una conferma scritta, chiara e riferita alla pratica può documentare la volontà dell’interessato quando la procedura lo consente; non occorre una registrazione vocale e un generico consenso non vale per scelte facoltative distinte. Errori di categoria sono corretti nella pratica esistente senza creare duplicati. I documenti sono trasmessi individualmente e non nei gruppi pubblici o organizzativi.

Art. 33 – Regole specifiche degli eventi

Per ciascun evento l’Associazione può adottare regole operative specifiche coerenti con Statuto, presente Regolamento, normativa e autorizzazioni o prescrizioni dell’autorità competente. La registrazione annuale del partecipante ha esclusiva funzione organizzativa e non sostituisce requisiti o adempimenti richiesti per il singolo evento. Le prescrizioni dell’ente proprietario o gestore dell’area e delle autorità competenti prevalgono sulle disposizioni organizzative incompatibili.