Informativa privacy

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è Associazione Il Bisogno Familiare APS/ETS, C.F. 92046420631, con sede legale in Via Mario De Sena 174, 80035 Nola (NA).

Contatti: ilbisognofamiliare@gmail.com; ilbisognofamiliare@libero.it; PEC ilbisognofamiliare@pec.it; telefono/WhatsApp 339 726 3476.

2. CATEGORIE DI DATI TRATTATI

In relazione alla specifica attività, l’Associazione può trattare soltanto i dati pertinenti e necessari, tra cui:

- dati anagrafici e identificativi;

- recapiti, email, telefono e indirizzo;

- codice fiscale e dati contenuti nei documenti eventualmente richiesti;

- dati relativi alla domanda di ammissione, alla qualità di associato e alla vita associativa;

- dati relativi ai volontari e alle attività di volontariato;

- dati relativi ai partecipanti agli eventi, alla tipologia di partecipazione, all’attività dichiarata e alla documentazione pertinente;

- dati amministrativi, contabili, fiscali e relativi a contributi, liberalità, rimborsi, pagamenti o giustificativi quando applicabile;

- comunicazioni inviate tramite email, PEC, telefono, WhatsApp, moduli, sito e altri canali ufficialmente utilizzati;

- immagini, fotografie, audio e video quando raccolti o realizzati nell’ambito delle attività associative;

- dati tecnici di navigazione e informazioni relative a cookie o strumenti analoghi, nei limiti effettivamente utilizzati dal sito.

L’Associazione non richiede dati particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR se non quando ciò sia realmente necessario e sorretto da una base giuridica adeguata.

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati possono essere trattati, secondo il rapporto concreto con l’interessato, per:

- gestione delle domande di ammissione e del rapporto associativo;

- tenuta dei libri e registri previsti dalla legge e dallo Statuto;

- gestione dei volontari e dei relativi obblighi organizzativi e assicurativi;

- registrazione, organizzazione e gestione della partecipazione a eventi e iniziative;

- verifica dei dati e della documentazione necessari per la specifica attività o evento;

- comunicazioni organizzative, istituzionali e di servizio;

- gestione di richieste, segnalazioni, contatti e rapporti con cittadini, enti, partner e collaboratori;

- adempimenti amministrativi, contabili, fiscali, assicurativi, legali e verso le Pubbliche Amministrazioni, compreso il RUNTS quando applicabile;

- tutela dei diritti, della sicurezza, del patrimonio e degli interessi legittimi dell’Associazione nei limiti consentiti;

- documentazione e comunicazione delle attività associative mediante fotografie, video e contenuti informativi, secondo la base giuridica applicabile;

- gestione tecnica, sicurezza e funzionalità del sito e dei servizi digitali.

4. BASI GIURIDICHE

Il trattamento può fondarsi, a seconda dei casi, su una o più delle seguenti basi giuridiche:

- esecuzione di misure precontrattuali o di un rapporto richiesto dall’interessato, quando pertinente;

- adempimento di obblighi legali cui è soggetta l’Associazione;

- esecuzione delle attività associative e dei rapporti disciplinati da Statuto, regolamenti e deliberazioni validamente adottate, nei limiti consentiti dal GDPR;

- legittimo interesse dell’Associazione, previa verifica di compatibilità e bilanciamento con i diritti e le libertà dell’interessato;

- consenso dell’interessato quando il trattamento non può fondarsi su altra base giuridica o quando la legge richiede uno specifico consenso.

Il consenso, quando richiesto, è separato dalla semplice presa visione della presente informativa, è specifico e può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

5. NATURA DEL CONFERIMENTO

Il conferimento è obbligatorio soltanto per i dati necessari a gestire il rapporto richiesto, adempiere obblighi di legge, effettuare l’ammissione associativa, la registrazione o la partecipazione alla specifica iniziativa oppure garantire gli adempimenti organizzativi e di sicurezza applicabili.

Il mancato conferimento dei dati necessari può impedire la gestione della richiesta, l’ammissione come associato, l’iscrizione come volontario, la registrazione come partecipante o la partecipazione alla specifica attività.

I dati facoltativi possono non essere forniti senza conseguenze, salvo che risultino indispensabili per un servizio o una funzione espressamente richiesta.

6. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E SICUREZZA

Il trattamento può avvenire con strumenti cartacei, informatici e telematici. L’Associazione adotta misure organizzative e tecniche adeguate al rischio, limita l’accesso ai dati alle persone che ne hanno effettiva necessità per le funzioni svolte e mantiene separati, per quanto possibile, i diversi archivi e finalità.

Google Drive è utilizzato quale archivio digitale operativo interno e non costituisce sede legale. I documenti e le informazioni sono organizzati in modo da favorire reperibilità, tracciabilità, integrità e controllo degli accessi.

7. STRUMENTI E CANALI DIGITALI

Il nuovo sito presenta le attività e offre recapiti e semplici collegamenti ai canali social. Non contiene moduli, video o contenuti social incorporati; i collegamenti ai social aprono i rispettivi servizi soltanto quando il visitatore li sceglie. Per le altre attività l’Associazione può utilizzare, secondo necessità, Google Workspace e servizi Google (ad esempio Gmail, Drive, Forms e Sheets), PEC, WhatsApp, servizi Meta, Telegram, social network, piattaforme video e gli altri strumenti digitali effettivamente censiti nei documenti ufficiali dell’Associazione. Questi servizi non sono per ciò solo integrati nel nuovo sito.

I dati sono comunicati a tali fornitori esclusivamente nella misura necessaria all’utilizzo del servizio. A seconda del servizio e del rapporto contrattuale, i fornitori possono operare come responsabili del trattamento o come autonomi titolari per specifiche attività. L’Associazione verifica e aggiorna i servizi effettivamente utilizzati senza considerare automaticamente ogni piattaforma come destinataria di tutti i dati trattati.

8. DESTINATARI E COMUNICAZIONE DEI DATI

I dati possono essere trattati da persone autorizzate dall’Associazione e, quando necessario, comunicati a:

- fornitori di servizi informatici, hosting, comunicazione, archiviazione, assistenza e sicurezza;

- consulenti, professionisti e soggetti che prestano servizi amministrativi, fiscali, contabili, assicurativi o legali;

- enti affilianti, assicuratori o partner quando la comunicazione sia necessaria per la specifica attività e abbia adeguata base giuridica;

- Comuni, Pubbliche Amministrazioni, RUNTS, autorità, forze dell’ordine o altri soggetti pubblici quando previsto dalla legge o richiesto legittimamente;

- altri soggetti esclusivamente quando ciò sia necessario, proporzionato e lecito rispetto alla finalità perseguita.

I dati non sono diffusi indiscriminatamente. La pubblicazione di nominativi, immagini o altre informazioni avviene solo quando esiste una base giuridica adeguata e nel rispetto dei principi di necessità e proporzionalità.

9. TRASFERIMENTI FUORI DALLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO

Alcuni servizi digitali utilizzati possono comportare il trattamento o il trasferimento di dati verso Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo. Quando ciò avviene, il trasferimento deve fondarsi su uno degli strumenti previsti dal Capo V del GDPR, quali una decisione di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altra garanzia valida applicabile. L’Associazione tiene conto delle condizioni dichiarate dai fornitori effettivamente utilizzati e non dichiara l’assenza di trasferimenti senza una verifica concreta dei servizi.

10. CONSERVAZIONE

I dati sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario alle finalità per cui sono raccolti e, successivamente, per il tempo richiesto da obblighi legali, statutari, amministrativi, contabili, fiscali, assicurativi o per la tutela di diritti.

In particolare:

- i dati degli associati e i libri sociali sono conservati secondo Statuto e normativa applicabile, anche per documentare la storia e la regolarità della vita associativa;

- i dati dei volontari sono conservati secondo gli obblighi applicabili e per la gestione delle coperture e della relativa documentazione;

- i dati dei partecipanti agli eventi sono conservati per il tempo necessario alla registrazione annuale, alla gestione degli eventi, alle verifiche e agli obblighi connessi, fermo restando l’eventuale ulteriore periodo necessario per documentazione amministrativa, contabile, assicurativa o di tutela;

- i documenti contabili e fiscali sono conservati per i termini previsti dalla normativa applicabile;

- i dati trattati sulla base del consenso sono conservati fino alla revoca o fino al venir meno della finalità, salvo altro fondamento giuridico per l’ulteriore conservazione.

La documentazione storica con valore amministrativo o probatorio può essere conservata per il tempo necessario a dimostrare attività, deliberazioni e rapporti associativi, con accessi limitati e nel rispetto della minimizzazione.

11. FOTOGRAFIE, VIDEO E CONTENUTI MULTIMEDIALI

Durante eventi e attività possono essere realizzate fotografie o riprese per documentare e comunicare le iniziative dell’Associazione. Quando è necessario il consenso, esso viene richiesto separatamente ed è revocabile nei limiti consentiti dalla legge e della concreta possibilità di rimozione da pubblicazioni già effettuate.

Per i minori è adottata particolare cautela: l’utilizzo identificabile di immagini o video avviene solo con adeguata base giuridica e, quando richiesto, con autorizzazione di chi esercita la responsabilità genitoriale. Devono essere evitate pubblicazioni non necessarie o lesive della dignità, della sicurezza o della riservatezza del minore.

12. SITO, COOKIE E STRUMENTI DI TRACCIAMENTO

Nel codice del nuovo sito non sono presenti strumenti di analisi, profilazione o tracciamento, né funzioni dell’Associazione che impostino cookie o archivi del browser. L’eventuale utilizzo di cookie tecnici da parte del servizio di hosting deve essere verificato sul sito effettivamente erogato. Se in futuro saranno attivati strumenti non necessari, la presente informativa e le relative scelte saranno aggiornate prima della loro attivazione; quando richiesto, tali strumenti non saranno attivati prima del consenso.

13. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

L’interessato può esercitare, quando ne ricorrono i presupposti, i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità, nonché revocare il consenso in qualsiasi momento per i trattamenti che su di esso si fondano.

Le richieste possono essere indirizzate al Titolare tramite i contatti ufficiali sopra indicati. L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e di ricorrere agli altri rimedi previsti dalla legge.

14. PRESA VISIONE E CONSENSI

La dichiarazione di aver letto la presente informativa costituisce esclusivamente presa visione e non consenso generale al trattamento. I trattamenti necessari al rapporto richiesto o agli obblighi di legge non dipendono dal consenso. Gli eventuali consensi specifici, ad esempio per particolari utilizzi di immagini, comunicazioni non necessarie o altre finalità che lo richiedano, devono essere raccolti separatamente, in forma chiara e documentabile.

15. AGGIORNAMENTI DELL’INFORMATIVA

La presente informativa viene aggiornata quando cambiano i trattamenti effettivamente svolti, i servizi utilizzati o la normativa applicabile. Deve essere mantenuta coerente con il sito, i moduli, i registri e le procedure reali dell’Associazione, evitando versioni parallele non controllate.